前回までのあらすじ
副理事長として赤字改善に挑み、住民アンケートで本音を収集。
管理人の勤務時間や植栽費用の見直しで削減額の試算を行い、資料提示で理事会の信頼を得て、一枚岩に。
火災保険や管理人の勤務実態など、今後の課題は残ったまま。改革の手はまだ止まらない——。
こちらの奮闘記は続きモノです。前回が気になる方はこちらをクリックしてご覧ください。
管理会社と理事会の関係を理解する｜マンション管理の基本構造
管理会社や理事会についてご存知ない方は、こちらの記事をご覧ください。
管理会社と理事会の関係性がスッと理解でき、今回の内容が分かりやすくなります。
ぜひ、クリックしてご覧ください。
理事会主導への改革｜フロントマン排除と本音を引き出す方法
理事会が一枚岩になっている間に、協力体制を強固なものにすべく、提案します。
「理事会の一番の問題は、資料の当日配付だと考えています。なかなかの量の資料を渡されて、考える時間もないままに採決されていますよね？あれ、理解できてます？私、サッパリ分からないんです。」
あれ？一枚岩やと思ったのに反応薄いな。でも、このまま引き下がるわけにはいかん！
「とりあえず、つぎの理事会では、当日配付じゃなく一週間前までに、各ポストへ理事会資料を投函するようフロントマン（管理会社の担当者）へ連絡しようと思うんですが、良いですか？」
「そうですね。確かに、その方が良いですね。」
積極的な賛成はないけど、「良い」言うたからな。
「では、私からフロントマンに連絡しておきます。つぎに問題なのが、『話し合いの末の採決ではなく、フロントマン誘導による採決』になっている点だと感じています。次の理事会は、一週間前に資料が届きますから、理事会開催の２時間前に、ごましお邸で集まって意見をまとめてから、理事会に臨みませんか？」
「は、はあ。」
あからさまに戸惑ってるけど、ここは気づかんフリで行く！
理事会は、基本的に土日の午前10時開催やから、ごましお邸には朝８時集合になる。「朝８時は予定があるんで…。」とも言われへんし、参ったやろうな。
『ちょっと強引だ』という自覚アリアリで、強めに巻き込んで行きます。
管理人サボり問題｜契約違反の実態と住民苦情への対応策
管理人のたぐいまれなるサボり方は、管理委託契約の違反にあたると情報を共有します。
管理委託契約の具体条項とは？｜掃除義務と誠実履行の責任
- 第15条 損害を及ぼしたときは使用者としての責任を負う
- 第24条 義務の履行について信義を旨とし誠実に行わなければならない
完全に休憩してる時間については、返金してもらわんとな。ぜんぜん掃除してへんから、汚いマンションになってもーてるし。
管理委託契約には『床履き拭き・ドア拭き・ガラス拭きは毎回する』って、細かく書いてるけど、そんなもん、してへんかったぞ！大きめのゴミ、拾っただけやないか！
住民アンケートに見る管理人への不満
情報共有が終わり、メンバーに問いかけます。
「アンケートでも、管理人への苦情は多いですから。どうしましょうか？」
「休憩時間なんて、契約にないですよね。」
「うちの奥さんも、マンション汚いって言ってるわ。」
え？『今後、どうしていくか』って段階やねんけど？「契約にない」ってのは、さっき、こっちが説明したやん？あれ？あれれ？
マンションが汚くなってんのは、決められた掃除はせーへんし、サボってるからやって。それも、さっき説明したやん？意見はないって事なんか？
けむに巻かれた気分のまま、ごましおの意見を伝えてみます。
「フロントマンに伝えるだけで済む話ではありませんから、つぎの理事会には上司も一緒に来てもらいましょうか？それでよければ、私からフロントマンに連絡しておきますけど？」
「そうですね。済む話じゃありませんね。」
「お願いします。」
覇気ないけど。ほんまに、そんでええん？
「ではついでに、『管理人の働き方に問題があるから確認』するように伝えておきますね？」
「はい。お願いします。」
「お願いします。」
ほんまやな？もう同意したって解釈で動くから。ごめんやで。
組合員との信頼構築｜理事会活動の透明化と情報共有
理事会だけじゃなく、組合員全員でも一枚岩になることが大切です。
今の時代、求められるのは公平で公正な運営です。
理事会の活動をオープンにすることで、採決の内容にも理解と納得が得られるはずと考えました。
初めてのアンケートで、84％もの提出率を誇る組合員やからな。理事会の動きは気になってるやろうな。
「植栽の相見積もりに挑戦したことを、『理事会だより』として発行し、組合員へも情報共有しませんか？時間も無いので、作成は私がします。配付前には、お二方に見ていただいて、ＯＫが出てから配付するつもりです。」
「それも作ってくれるんですか？もちろん良いです！みんな喜ぶと思いますわ。」
「反応薄いんは、『できれば自分は動きたくないから、能動的な発言はしたくない』って事なんか？」って聞くわけにもいかんしな。
人の気持ちは、分からん。声デカめとしては、『意見の押し付けしてる？』って発言しにくいねん。こっちはこっちで、一応、気遣ってんねん！
理事会だより№２｜費用削減の成果と住民関心を高める工夫
植栽管理の相見積もりの紹介は、つぎの点を簡潔にまとめました。
- 剪定箇所や作業内容、注意事項を管理会社に確認し、近隣の植木屋に依頼することで移動費を抑え、費用削減に成功。
- 相見積もりはスマホ検索と現地案内（1社30分）で完了するが、有給取得の難しさが課題。
- 在宅者の協力があれば、より簡単に実施できると感じた。
- 初期から相見積もりを取っていれば、と悔やまれる。
『在宅者の協力があれば…』は、誰か協力の声をあげくれ！との期待を込めた。『初期から相見積もりを取っていれば…』は、相見積もりの重要性を強調するために、無駄にした金額も載せた。
相見積もりの詳細を知りたい方は、こちらの記事で紹介しています。参考に、どうぞご覧ください。
相見積もりの成果と住民の本音｜アンケートで見えた期待と課題
『理事会だより』をご覧いただいた方に、アンケートもお願いしました。
１．相見積もりの実施について
- 効果が少しでもあるなら取った方がいい【90.9%】
- この程度の効果なら取らなくていい【0.0％】
- その他（自由記入欄あり）【9.1%】
２．ご自身が役員のとき、相見積もりを取ることを検討しますか？
- 積極的に検討する【63.6%】
- 状況に応じて検討する【27.3%】
- 検討しない【0.0％】
- その他（自由記入欄あり）【9.1%】
すばらしい提出率、84%が自慢！でも、『その他』に〇した人が、具体的な意見を書いてくれてないから、何を考えてんのか分からんかった。「そこは、書いてよー」って思うよねー。
みんなヤル気満々やん。じゃあ、理事会としても『ヤル気満々』の方向で動くしかないな。
『理事会だより№２』では、欄外にコメントを書いてくださる方が多くいらっしゃって、『頑張りは伝わるもんやな』と、妙に感動したことを覚えています。
- 管理人さんの出勤日数を減らすのはどうでしょうか？といった色んな提案
- 管理会社が信用できない、といった不満
- 管理会社は相見積もりの結果を見せてくれて信じていたのが恥ずかしい、といった反省
- お手伝いできることがあれば、ご連絡ください ※メールアドレス付き
「お手伝いできることがあれば」とメールアドレスを記載してくれてるのを見たときには、涙出そうになったな。もう、半分、心折れてたから。これで復活できたよな。
一人で赤字脱却はムリよ。誰か一人でも居てくれると、全然ちがう。
『理事会だより』で特別決議へ｜住民の信頼を得る戦略
２回目の『理事会だより』の反応で、『住民はマンション管理に関心を持っている』という手応えを感じました。
この『理事会だより』を上手く使えば、一番難しい特別決議も通せるかもしれません。
『特別決議』って、マンションに大きな影響を与える重大事項を決めるときの決め方な。
ちなみに、今期で通したい特別決議は『役員の１年任期総入れ替え→２年任期半数改選』です。
管理規約の変更は『特別決議』にあたりますし、普通に考えたら『役員なんて早く終わらせたい』でしょうから、１年を２年に延ばすのはハードルが高そうです。
このハードルを超えんと、管理会社に依存する体質から抜け出されへん。今がんばっても、来期以降、また赤字への道を進むことになる。
特別決議を通すための住民巻き込み戦略
まずは、理事会メンバーに『赤字脱却は可能だ』と思わせたように、組合員にも同じ作戦を取ります。
ズバリ『組合員だより』の発行順で、『赤字脱却は可能だ』と思っていただきます。
まずは飴や。あまーいあまーい飴で、やる気になってもらお。ヤル気満々になったところへ鞭！『役員２年任期の半数改選』をぶっ放そ！
- １回目の飴 赤字脱却に向けて頑張る宣言
- ２回目の飴 植栽管理の相見積もりに挑戦して費用削減に成功
３回目も引き続き『飴』で行き、それから鞭の嵐へと。
その鞭、一番効いてんのは、ごましおじゃない？わが身にふるう鞭よ。アホなんか？
特別決議とは？｜管理規約変更に必要な条件とハードル
『特別決議』とは、管理規約などの重大な変更を行う際に必要となる、厳格な決議方法です。
通常の理事会決議とは異なり、以下のような条件が求められます。
特別決議の条件
- 組合員の総数の4分の3以上の賛成が必要
- 議決権の総数の4分の3以上の賛成も必要
- 書面投票・委任状も含めて集計されるが、無関心層が多いと成立が難しい
ややこしいのが『組合員の総数４分の３≠議決権の総数の４分の３』になることもあるって事。
『組合員の総数』は人数、『議決権の総数』は部屋数や面積の割合。たとえば、1人が2戸持っていれば『組合員は1人』でも『議決権は2戸分』になります。
この『ダブル4分の3条件』は、住民の大多数が賛成しない限り成立しないため、非常にハードルが高いのが現実です。
「頑張ってる理事会が言うなら、賛成してみるか」と判断してもらえるように頑張るわ！
本日も、最後までお読みいただき、ありがとうございました。
にほんブログ村ランキングに参加しています。
コメント